📖 Regulamin wypraw i wydarzeń

1. Postanowienia ogólne

1.1. Organizatorem wypraw jest Góry i Woda Barbara Bator, z siedzibą pod adresem Karłów 15, 57-350 Karłów, NIP: 8831882610, REGON: 541396401, zwany dalej „Organizatorem”.

1.2. Organizator prowadzi działalność turystyczną na terenie Rzeczypospolitej Polskiej oraz pozostałych państw Europy, z wyłączeniem Federacji Rosyjskiej. Wyprawy i inne wydarzenia organizowane są w wybranych terminach, zgodnie z ofertą Organizatora.

1.3. Regulamin określa zasady uczestnictwa w wyjazdach, warunki płatności, rezygnacji oraz obowiązki uczestników.

1.4. Aktualne informacje o wyprawach i dane kontaktowe dostępne są na stronie internetowej: www.goryiwoda.pl

1.5. Biuro specjalizuje się w organizacji wypraw o charakterze przygodowym, często wymagających dobrej organizacji oraz kondycji fizycznej. Tematyka wypraw związana jest z górami, wodniactwem i szeroko pojętym outdoorem.

2. Zapisy i płatności

2.1. W zależności od charakteru wydarzenia, jego specyfiki oraz wymagań organizacyjnych zapisy prowadzone są w różny sposób. Szczegółowe informacje dotyczące sposobu zapisów, płatności i warunków uczestnictwa każdorazowo określane są w opisie konkretnego wydarzenia. Wszystkie wydarzenia organizowane przez nas wymagają wcześniejszego zapisu, niezależnie od tego, czy udział w nich jest odpłatny, czy bezpłatny.

2.2. W przypadku wydarzeń odpłatnych warunkiem skutecznego zapisu i rezerwacji miejsca jest dokonanie wymaganej wpłaty. Samo wyrażenie zainteresowania udziałem, przesłanie wiadomości lub wypełnienie formularza bez dokonania wymaganej płatności nie oznacza rezerwacji miejsca. Wyjątek stanowią wydarzenia bezpłatne, w przypadku których zapis następuje w sposób określony przez Organizatora w opisie wydarzenia, bez konieczności dokonywania wpłaty.

2.3. Przy płatnościach powyżej 300 zł i wcześniejszym kontakcie z Organizatorem możliwe jest opłacenie zaliczki w wysokości 30% wartości. Pozostałą część należy wpłacić najpóźniej do 7 dni przed wydarzeniem. W takim przypadku dokonanie uzgodnionej wpłaty zaliczki jest równoznaczne z dokonaniem zapisu i rezerwacją miejsca.

2.4. Liczba miejsc na prawie każdej wyprawie jest ograniczona. O uczestnictwie decyduje kolejność prawidłowo dokonanych zapisów, a w przypadku wydarzeń odpłatnych również dokonanie wymaganej wpłaty.

2.5. W przypadku wypraw zagranicznych (Czechy, Słowacja, Niemcy, Hiszpania, Włochy i inne kraje Europy, z wyłączeniem Federacji Rosyjskiej) cena zawiera koszt obowiązkowego ubezpieczenia turystycznego, chyba że oferta konkretnego wydarzenia stanowi inaczej. W przypadku wypraw krajowych (na terenie Polski) uczestnik samodzielnie decyduje o wykupieniu ubezpieczenia podczas zapisu, chyba że oferta konkretnego wydarzenia przewiduje inne rozwiązanie.

2.6. Dokonanie zapisu jest równoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu.

2.7. Uczestnik zobowiązany jest do przekazania danych i wypełnienia formularzy zgłoszeniowych wymaganych dla konkretnego wydarzenia, zgodnie ze sposobem zapisów określonym przez Organizatora. Dane te są wykorzystywane m.in. do oceny poziomu sprawności uczestnika, celów kontaktowych, bezpieczeństwa oraz wykupienia ubezpieczenia.

2.8. Brak przekazania wymaganych danych, wypełnienia formularza lub dopełnienia innych formalności związanych z zapisem może skutkować brakiem możliwości uczestnictwa w wydarzeniu. Może również spowodować nieotrzymanie informacji o zmianach organizacyjnych (np. zmianie godziny zbiórki). W przypadku nieporozumień wynikających z niedopełnienia tych obowiązków przez uczestnika Organizator nie ponosi za nie odpowiedzialności.

2.9. Organizator może poprosić uczestnika o krótki opis doświadczenia związanego z charakterem wyprawy (np. kondycja, przygotowanie fizyczne). W razie wątpliwości Organizator zastrzega sobie prawo do kontaktu telefonicznego. Jeśli uzna, że uczestnictwo mogłoby stanowić zagrożenie dla zdrowia lub bezpieczeństwa uczestnika i/lub powodzenia przedsięwzięcia, może anulować zapis i dokonać pełnego zwrotu opłaty.

2.10. Wyprawy co do zasady mają charakter całościowy. Możliwość uczestnictwa jedynie w części wydarzenia, w tym dołączenia do grupy bez korzystania z transportu Organizatora, zależy od charakteru konkretnego wydarzenia i wymaga wcześniejszego uzgodnienia z Organizatorem. Oferowane warianty uczestnictwa, ich zakres oraz ceny każdorazowo określane są w opisie wydarzenia. Nie ma możliwości samodzielnego dzielenia ceny ani negocjowania jej z powodu rezygnacji z wybranych elementów programu.

2.11. Co do zasady nie ma możliwości dokonania płatności w dniu wyprawy. Wyjątki wymagają wcześniejszego uzgodnienia telefonicznego. Niedopuszczalne jest dołączenie do wyprawy osoby, która nie zapoznała się z przygotowanym pakietem informacyjnym ani nie została wcześniej zidentyfikowana przez Organizatora (formularz, kontakt). Nie ma możliwości spontanicznego dołączenia do wydarzenia bez wcześniejszego zapisu i dopełnienia wymaganych formalności.

2.12. Wszystkie wydarzenia organizowane przez nas, również te otwarte i całkowicie bezpłatne, wymagają wcześniejszych zapisów. Bezpłatny charakter wydarzenia nie oznacza możliwości uczestnictwa bez zgłoszenia. W przypadku takich wydarzeń zapis następuje w sposób określony przez Organizatora w opisie wydarzenia.

Stawiamy na bezpośredni kontakt z uczestnikami, świadome uczestnictwo i dobre przygotowanie do wspólnej wędrówki lub innej aktywności. Zależy nam, aby każdy uczestnik znał charakter wydarzenia, jego wymagania, zasady bezpieczeństwa oraz kwestie organizacyjne. Dlatego również w przypadku wydarzeń bezpłatnych mogą być wymagane formularze zgłoszeniowe, udział w odprawach online lub wcześniejszy kontakt z Organizatorem.

Nie przewidujemy możliwości dołączania do naszych wydarzeń bez wcześniejszego zapisu, potocznie mówiąc – „z ulicy”. Zasada ta obowiązuje niezależnie od tego, czy udział jest odpłatny, czy bezpłatny. Wydarzenia darmowe nie są przygotowywane z mniejszą dbałością – przeciwnie, często wymagają jeszcze staranniejszego planowania i koordynacji (np. Sylwester na Szlaku). Liczba miejsc może być ograniczona, a brak zapisów uniemożliwia uczestnictwo.

2.13. Uczestnik zapisany na wydarzenie bezpłatne, który rezygnuje z udziału, zobowiązany jest do możliwie wczesnego poinformowania o tym Organizatora. Pozwala to na właściwe przygotowanie wydarzenia, dostosowanie jego organizacji do rzeczywistej liczby uczestników oraz ewentualne udostępnienie miejsca innej osobie. Bezpłatny charakter wydarzenia nie zwalnia z odpowiedzialnego podejścia do dokonanych zapisów.

2.14. Udział osób niepełnoletnich jest możliwy na zasadach określonych dla konkretnego wydarzenia. Co do zasady osoby niepełnoletnie uczestniczą pod opieką rodzica lub uprawnionego opiekuna, który odpowiada za sprawowanie nad nimi opieki. Udział bez opiekuna wymaga wcześniejszego uzgodnienia z Organizatorem oraz spełnienia określonych przez niego warunków, jeżeli charakter wydarzenia i obowiązujące przepisy dopuszczają taką możliwość.

2.15. Udział ze zwierzętami, w szczególności z psami, jest możliwy wyłącznie wtedy, gdy pozwala na to charakter wydarzenia, przebieg trasy, wykorzystywane środki transportu i obowiązujące przepisy. Zamiar uczestnictwa ze zwierzęciem wymaga wcześniejszego uzgodnienia z Organizatorem. Opiekun zwierzęcia zobowiązany jest do zapewnienia nad nim kontroli oraz przestrzegania zasad obowiązujących na danym terenie.

3. Rezygnacja z uczestnictwa i zwroty

3.1. Uczestnik może zrezygnować z udziału w wyprawie, przesyłając stosowną informację mailowo na adres: przewodnicy.basiaiadam@gmail.com

3.2. Rezygnacje odbywają się wg. poniższych zasad:

• do 30 dni przed wyprawą zwrot 100%
• do 14 dni przed wyprawą zwrot 70%
• do 7 dni przed wyprawą zwrot 20%
• mniej niż 7 dni przed wyprawą brak zwrotu

3.3. Zwroty realizowane są przelewem bankowym w ciągu 14 dni roboczych.

3.4. Jeżeli istotna zmiana lub korekta planu wyprawy sprawi, że uczestnik nie może wziąć udziału, Organizator dokonuje pełnego zwrotu, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zmiany przebiegu trasy, kolejności realizacji programu lub innych elementów organizacyjnych, wynikające w szczególności z warunków atmosferycznych, terenowych, zamknięcia szlaków lub względów bezpieczeństwa, nie oznaczają automatycznie odwołania wydarzenia ani prawa do pełnego zwrotu, o ile nie stanowią istotnej zmiany warunków uczestnictwa i nie naruszają uprawnień przysługujących uczestnikowi na podstawie obowiązujących przepisów.

4. Odwołanie wyprawy przez Organizatora

4.1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania wyprawy.

4.2. W przypadku odwołania wyprawy przez Organizatora, uczestnik otrzymuje pełny zwrot.

4.3. Zwrot następuje w ciągu 14 dni roboczych.

5. Obowiązki uczestników

5.1. Uczestnik zobowiązany jest do punktualnego stawienia się w miejscu zbiórki oraz przestrzegania zaleceń pilota lub przewodnika.

5.2. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za swoje bezpieczeństwo oraz za szkody wyrządzone z własnej winy.

5.3. Organizator nie odpowiada za rzeczy utracone podczas wyprawy.

5.4. Zabronione jest uczestnictwo pod wpływem alkoholu, narkotyków lub innych środków odurzających. Osoby łamiące ten zakaz mogą zostać wykluczone z wyprawy bez zwrotu kosztów.

5.5. Uczestnik zobowiązany jest do odpowiedniego przygotowania się zgodnie z informacjami przekazanymi w opisie wydarzenia, podczas odpraw on-line, w skrócie z odprawy oraz na liście rzeczy do zabrania. Obejmuje to w szczególności posiadanie odpowiedniej odzieży, obuwia, wyposażenia oraz sprzętu wskazanego przez Organizatora jako obowiązkowy.

Brak wyposażenia niezbędnego do bezpiecznego uczestnictwa może stanowić podstawę do odmowy udziału w wydarzeniu lub jego części. Decyzję w tym zakresie podejmuje Organizator lub osoba prowadząca, uwzględniając charakter aktywności, aktualne warunki i bezpieczeństwo uczestników.

Przykład: jeśli po dotarciu na miejsce startu górskiej wycieczki pieszej zimą okaże się, że uczestnik nie posiada niezbędnych raczków, Organizator może odmówić udziału w przejściu i – z myślą o bezpieczeństwie uczestnika – na jego koszt zorganizować alternatywne miejsce oczekiwania, transport publiczny, nocleg lub powrót.

5.6. Stawienie się uczestnika na starcie wyprawy, po wcześniejszym zapoznaniu się z jej opisem i wymaganiami, jest równoznaczne z deklaracją, że jego stan zdrowia i kondycja fizyczna pozwalają na udział. Uczestnik bierze za to pełną odpowiedzialność.

5.7. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania regulaminów obowiązujących na szlakach, w parkach narodowych, w schroniskach, środkach transportu, obiektach noclegowych, akwenach i innych miejscach objętych zasadami.

5.8. Podczas niektórych wypraw organizator nie zapewnia dostępu do toalet, pryszniców, możliwości ładowania telefonu, internetu czy zasięgu GSM. Warunki na trasie bywają surowe, a infrastruktura podstawowa/polowa.

5.9. Uczestnik zobowiązuje się do dbałości o środowisko i niezaśmiecania terenu, w tym także w kontekście czynności toaletowych.

5.10. Po zakończeniu wypraw mogą odbywać się quizy lub animacje integracyjne, które nie mają charakteru konkursów w rozumieniu prawa i nie wiążą się z przyznawaniem nagród o wartości regulowanej przepisami prawa. Uczestnictwo w tych aktywnościach jest dobrowolne.

5.11. Uczestnik zobowiązany jest do punktualnego przybycia na zbiórkę oraz przestrzegania godzin podanych przez Organizatora. Spóźnienie uczestnika nie zobowiązuje Organizatora do opóźnienia rozpoczęcia wydarzenia, oczekiwania na spóźnioną osobę ani zapewnienia jej indywidualnego transportu lub możliwości dołączenia do grupy w innym miejscu.

5.12. Podczas wędrówek i innych aktywności grupowych uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania ustalonego sposobu poruszania się, tempa marszu oraz poleceń przewodnika, pilota lub osoby prowadzącej, wydawanych w związku z organizacją i bezpieczeństwem wydarzenia. Niedopuszczalne jest samowolne oddalanie się od grupy w sposób utrudniający jej prowadzenie lub stwarzający zagrożenie dla uczestnika albo innych osób.

5.13. Uczestnik zamierzający zrezygnować z dalszego udziału w wydarzeniu, opuścić grupę lub samodzielnie zmienić trasę zobowiązany jest do wcześniejszego poinformowania o tym osoby prowadzącej. W przypadku wydarzeń wymagających szczególnych zasad bezpieczeństwa możliwość samodzielnego opuszczenia grupy może podlegać dodatkowym ograniczeniom wynikającym z charakteru aktywności i obowiązujących przepisów.

5.14. Uczestnik zobowiązany jest do zachowania odpowiedniego poziomu kultury osobistej, poszanowania pozostałych uczestników, osób prowadzących oraz innych osób spotykanych podczas wydarzenia. Zachowania agresywne, uporczywe utrudnianie prowadzenia wydarzenia lub świadome stwarzanie zagrożenia dla innych mogą stanowić podstawę do wykluczenia z dalszego uczestnictwa, z uwzględnieniem bezpieczeństwa osoby wykluczanej i obowiązujących przepisów.

5.15. W przypadku wydarzeń obejmujących transport organizowany przez Organizatora uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania ustalonych godzin i miejsc zbiórek, zasad bezpieczeństwa oraz poleceń kierowcy. Bagaż powinien być przygotowany w sposób umożliwiający jego bezpieczny przewóz. Organizator może określić ograniczenia dotyczące wielkości, rodzaju lub liczby przewożonych bagaży, informując o nich przed wydarzeniem. Przewóz zwierząt i wyposażenia ponadstandardowego wymaga wcześniejszego uzgodnienia.

6. Odprawy on-line

6.1. Przed niektórymi wyprawami odbywają się odprawy on-line. Ich celem jest omówienie wariantów tras, przygotowania, prognoz pogody oraz odpowiedzenie na ewentualne pytania uczestników. Link do odprawy znajduje się zazwyczaj w treści wydarzenia.

6.2. Skrót z odprawy jest przesyłany do uczestników.

7. Wizerunek uczestników i publikacje

7.1. Organizator zastrzega sobie możliwość publikowania zdjęć grupowych wykonanych podczas wypraw w celach promocyjnych (m.in. media społecznościowe, strona internetowa, relacje fotograficzne).

7.2. Uczestnik, biorąc udział w wydarzeniu, wyraża zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku w ww. celach. W razie sprzeciwu, prosimy o kontakt przed wyprawą.

7.3. Udostępnianie w mediach dłuższych nagrań audio-wideo zawierających opowieści przewodników, pilotów, osób prowadzących warsztaty, prelegentów, muzyków itp. możliwe jest wyłącznie po wcześniejszej konsultacji z tymi osobami.

8. Ochrona danych osobowych

8.1. Dane osobowe uczestników są wykorzystywane wyłącznie na potrzeby organizacji wyprawy, w tym do komunikacji, oceny bezpieczeństwa oraz realizacji usług związanych z wyprawą.

8.2. Administratorem danych osobowych jest Góry i Woda Barbara Bator z siedzibą pod adresem wskazanym w punkcie 1.1.

8.3. Uczestnik ma prawo dostępu do swoich danych, ich poprawiania oraz żądania usunięcia danych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

8.4. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z RODO oraz polskimi przepisami o ochronie danych osobowych.

8.5. Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w przypadku naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

9. Zmiany programu, warunki pogodowe i bezpieczeństwo

9.1. Wydarzenia organizowane w terenie, w szczególności w górach, na szlakach pieszych i wodnych, uzależnione są od aktualnych warunków atmosferycznych, terenowych, dostępności infrastruktury oraz innych okoliczności mających wpływ na bezpieczeństwo i możliwość realizacji programu.

9.2. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany przebiegu trasy, kierunku marszu, kolejności realizacji poszczególnych punktów programu, miejsca zbiórki lub godzin rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia, jeżeli wymagają tego warunki pogodowe, zamknięcie szlaków, ograniczenia administracyjne, warunki terenowe, względy bezpieczeństwa lub inne istotne okoliczności organizacyjne.

9.3. Organizator może podjąć decyzję o skróceniu trasy, zastosowaniu wariantu alternatywnego, zawróceniu grupy, czasowym wstrzymaniu aktywności lub rezygnacji z realizacji określonego fragmentu programu, jeżeli dalsza realizacja pierwotnych założeń mogłaby stwarzać zagrożenie dla uczestników.

9.4. Decyzje dotyczące bieżącego przebiegu wędrówki lub innej aktywności podejmowane są przez Organizatora, przewodnika, pilota albo inną wyznaczoną osobę prowadzącą, z uwzględnieniem warunków, charakteru wydarzenia i bezpieczeństwa grupy.

9.5. Uczestnik powinien mieć świadomość, że w przypadku aktywności outdoorowych nie zawsze możliwa jest realizacja trasy dokładnie w sposób przedstawiony w pierwotnym opisie. Uczestnictwo wymaga odpowiedniego przygotowania na zmienne warunki oraz gotowości do dostosowania się do uzasadnionych decyzji organizacyjnych.

9.6. O istotnych zmianach organizacyjnych Organizator informuje uczestników w sposób odpowiedni do okoliczności, w miarę możliwości z odpowiednim wyprzedzeniem. W przypadku sytuacji nagłych decyzje mogą być przekazywane bezpośrednio podczas wydarzenia.

9.7. Zmiana trasy lub programu dokonana z uzasadnionych względów organizacyjnych lub bezpieczeństwa nie jest automatycznie równoznaczna z odwołaniem wydarzenia. Uprawnienia uczestników dotyczące rezygnacji, obniżenia ceny lub zwrotu środków wynikające z obowiązujących przepisów pozostają zachowane.

10. Postanowienia końcowe

10.1. Dokonanie zapisu na wydarzenie oznacza akceptację niniejszego regulaminu. W przypadku wydarzeń odpłatnych warunkiem skutecznego zapisu jest również dokonanie wymaganej wpłaty, zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale 2.

10.2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w regulaminie. Aktualna wersja publikowana jest na stronie internetowej i w opisie wydarzenia.

10.3. Działamy zgodnie z prawem Rzeczypospolitej Polskiej. W sprawach nieujętych w niniejszym regulaminie stosuje się przepisy prawa powszechnego.

10.4. We wszystkich sprawach nieujętych w regulaminie kierujemy się rozumem, godnością człowieka, logiką i zdrowym rozsądkiem.